Kiedy możemy użyć umiejętności zarządzania projektami? Jakie cechy posiada dobry lider czy kierownik projektu? Czy wiecie, że matura również może być projektem?
Przemysław Krawczyk, doświadczony project manager, prezentuje przed nami tajniki zarządzania projektami i dzieli się dobrymi praktykami, które często stosuje realizując własne inicjatywy. W dużej mierze te metody i wartości odpowiadają temu, czym zespół Youth Human Impact kieruje się w codziennej pracy.
♦ Czym jest projekt ? ♦
Moją ulubioną spośród wielu definicji projektu jest ta wykreowana przez Project Management Institute z USA. Według niej, projekt jest to tymczasowe, stopniowo doprecyzowywane przedsięwzięcie, którego celem jest osiągniecie unikalnego rezultatu albo rozwiązanie konkretnego problemu. Słowo “tymczasowe” oznacza, że projekt ma swój początek i koniec oraz jest zaplanowany na określony okres czasu. Nie jest ciągły, ponieważ wtedy stałby się procesem, a projekt i proces to dwie różne rzeczy. “Stopniowo doprecyzowane przedsięwzięcie” oznacza, że nie musimy go zaplanować od A do Z i potem się tego planu trzymać. Zmiany w projekcie są całkowicie dozwolone, a w dzisiejszym pędzącym świecie jest wręcz niezbędne aby w trakcie projektu jak najczęściej sprawdzać czy idziemy w dobrą stronę i dokonywać potrzebnych zmian. Celem jest osiągnięcie “unikalnego rezultatu”, czyli takiego, jakiego wcześniej nie było. “Rozwiązanie konkretnego problemu” to najważniejsza część tej definicji. Dzisiaj większość przedsięwzięć, start-upów czy projektów w dużych korporacjach pojawia się właśnie jako odpowiedź na dany problem wewnątrz organizacji albo problem klienta. Rozwiązujemy go tworząc określoną wartość, usługę lub produkt. Sprzedajemy to i zarabiamy na tym pieniądze.
♦ Z jakich etapów składa się zarządzanie projektem ? ♦
Zgodnie z cyklem Deminga, możemy wyodrębnić cztery etapy zarządzania projektem. Pierwsza faza to inicjacja, czyli bodziec, który sprawi, że o projekcie zaczyna się rozmawiać i pojawia się potrzeba jego stworzenia. Drugi etap to planowanie. W dużej ilości projektów się z niego rezygnuje i przechodzi od razu do fazy trzeciej. Jest to jednak bardzo ważna część, ponieważ im lepiej zaplanujemy projekt tym mniej wydamy pieniędzy w trakcie jego realizacji. Wraz z rozwojem projektu, zmiany stają się coraz bardziej kosztowne. Im bliżej zakończenia projektu, tym więcej pieniędzy, zasobów albo czasu musimy zużyć aby coś zmienić. Trzeci etap to przeprowadzenie projektu, czyli właściwa praca nad jego implementacją. W zależności od tego jak się potoczył, projekt kończy się zakładanym efektem bądź nie. Ostatnia faza to zakończenie, która również jest często pomijana przez zespół projektowy. Po zakończeniu działania trzeba wyciągnąć wnioski i je spisać aby później przekształcając ten projekt w proces, efektywniej przeprowadzić ten proces na dalszych etapach. Ponadto, w dużych organizacjach, gdzie występuje częsta rotacja pracowników, pozostawione konkluzje ułatwią pracę następcom, którzy dzięki temu zostaną lepiej wprowadzenie w swoje nowe obowiązki. Pomijanie faz planowania i zakończenia często decyduje o tym, że projekt nie kończy się sukcesem.
♦ Jakie cechy ma dobry lider, koordynator projektu, project manager ? Czym się powinien wyróżniać ? ♦
Wierzę w to, że każdy może być dobrym liderem i koordynatorem projektu. Nie ma cech charakteru, które do tego bardziej lub mniej predysponują. Każdy powinien wiedzieć, jakie posiada mocne strony i wyróżniające cechy aby świadomie ich używać. Gdy to robi, to wtedy naturalnie staje się odpowiednim liderem. Można być dobrym koordynatorem, będąc analitycznym umysłem, osobą bazującą na emocjach, typem introwertycznym bądź ekstrawertycznym. Istnieją natomiast dobre praktyki, o których każdy lider czy kierownik projektu powinien pamiętać. Po pierwsze podejmuje on decyzje, nie boi się ich podjąć i ich nie odkłada. Uważam, że zazwyczaj zła decyzja jest lepsza od braku decyzji. Nawet jeśli podjęta decyzja okaże się zła, to jesteśmy w stanie ją odwrócić i naprowadzić projekt na dobre tory. Odkładanie decyzji sprawia, że tracimy czas – niesamowicie cenny zasób w projektach. Po drugie dobry lider potrafi zażegnywać konflikty w zespole, w którym znajdują się często ludzie o różnych temperamentach, charakterach, stylach pracy i myślenia. Obowiązkiem dobrego lidera jest sprawienie, żeby konfliktów było jak najmniej oraz zażegnywanie już istniejących, ponieważ dobra atmosfera w zespole jest niesamowicie istotna. Trzecią cechą profesjonalnego koordynatora jest umiejętność rozwiązywania problemów. Należy także do tego mobilizować cały zespół. Czwarta cecha to rekomendowanie sponsorowi kolejnych działań w projekcie. Sponsor to osoba, która dysponuje środkami na realizację projektu i zleca koordynatorowi jego przeprowadzenie. Dobry lider konsultuje ze sponsorem każdą ważniejszą decyzję, którą trzeba podjąć i rekomenduje określone rozwiązanie. Z mojego doświadczenia wynika, że w większości przypadków sponsor godzi się na zaproponowane przez koordynatora rozwiązanie, ponieważ mu ufa.
♦ Czemu według Ciebie w projekcie ważna jest praca zespołowa? ♦
Uważam, że praca zespołowa jest niesamowicie kluczowa w projekcie, dlatego, że każda osoba ma swój zestaw unikalnych cech, mocnych stron i umiejętności. Z połączenia kompetencji różnych ludzi powstają niesamowite pomysły i efekty. Dzisiaj mnóstwo organizacji zmienia swoją strukturę na bardziej płaską lub sieciową, czyli zanika w nich podział na tradycyjne działy takie jak HR, sprzedaż, promocja czy dział prawny. Zatrudnia się ludzi i przydziela się ich do rozmaitych projektów w kilku obszarach, aby stworzyć przestrzeń do przenikania się kompetencji wśród pracowników i uczenia się od siebie nawzajem. Dzięki temu zespoły w takich organizacjach są ze sobą dużo lepiej skomunikowane. To podejście obserwujemy również w sportach zespołowych. Największe sukcesy odnoszą te drużyny, do których nie są wybierani najlepsi zawodnicy ale tacy, którzy potrafią ze sobą współpracować.
♦ Jakie najczęściej problemy występują podczas procesu zarządzania projektem? ♦
Podczas niedawno prowadzonych badań w USA kierownikom projektów zadano dokładnie takie samo pytanie. Według ankietowanych, największym problemem jest oderwanie projektów od rzeczywistości, czyli postawienie celów niemożliwych do osiągnięcia. 85% badanych wskazało, że taki projekt jest z góry skazany na porażkę. Druga kwestią jest nieobecność sponsora, brak decydowania przez niego o przebiegu projektu i zaangażowania w jego realizację. Sponsor oprócz tego, że przeznaczy na projekt pieniądze, musi aktywnie działać w projekcie czy chociażby otrzymywać bieżące informacje na jakim etapie jest przedsięwzięcie. Trzeci problem to manipulacje priorytetami. Cele ustalone przed rozpoczęciem działania zaczynają się zmieniać w trakcie jego realizacji. Istnieje taki trójkąt projektowy, gdzie przy jednym wierzchołku są pieniądze, przy drugim zasoby, a przy trzecim jest czas. Zatem jeżeli chcemy zwiększyć np. zasoby w projekcie,to odbywa się to kosztem dwóch pozostałych czynników. Czyli musimy wydać więcej pieniędzy i dać sobie więcej czasu. Kolejny problem to osoby w zespole projektowym, które zaczynają unikać odpowiedzialności, obowiązków i ciągną projekt w dół. Niestety, takich ludzi musimy jak najszybciej usunąć z zespołu. Jest takie powiedzenie, że zatrudniać trzeba bardzo długo i uważnie, natomiast zwalniać trzeba bardzo szybko. Ostatni problem to znikające zasoby. Często okazuje się, że dysponujemy mniej ilością osób niż potrzebowaliśmy, mamy mniej pieniędzy czy innych środków.
♦ Jakie dobre praktyki stosujesz podczas prowadzenia swoich projektów, a którymi mógłbyś się podzielić z innymi koordynatorami ? ♦
Zawsze staram się, żeby cały zespół projektowy był zaangażowany. To ważne, żeby osoby pracujące z nami wierzyły, że efekt projektu jest też dla nich znaczący, zgodny z celami i zasadami, jakimi kierują się w życiu. Zawsze jasno określam cele projektu, żeby wiedzieć do czego dążymy. Staram się też dobrze zaplanować projekt oraz żeby wymagania stawiane przed całym zespołem nie były niewykonalne, ale też ambitne. W tym celu często stosuję metodę SMART, według której każdy cel powinien być skonkretyzowany, mierzalny, osiągalny, istotny i określony w czasie. Kolejną cenną praktyką jest informowanie się nawzajem o postępach w projekcie. Zgodnie z metodyką zarządzania projektami nazywaną “Scrum”, spotkanie powinno dzielić się na trzy etapy. Po pierwsze powinniśmy sobie powiedzieć co udało nam się zrobić od ostatniego spotkania, następnie co mamy zamiar zrobić w przyszłości. Na zakończenie należy wymienić się problemami i wspólnie spróbować znaleźć rozwiązanie. Ta metoda pozwala skrócić spotkania i je uporządkować.
♦ Gdzie przydaje się umiejętność zarządzania projektami ? ♦
Jest ona użyteczna w wielu aspektach życia, pracy czy nauki. We własnym biznesie kompetencje zarządzania projektami też są bardzo istotne. Trzeba być dla siebie jednocześnie szefem i pracownikiem, umieć się motywować, sprawdzać i kontrolować. Podejście projektowe pozwala na to, żeby taką firmę trzymać w ryzach. Wszystkie wcześniej przeze mnie wspomniane metody zarządzania wdrażam we własnej firmie na co dzień. Firma to jest jeden wielki projekt. W szkole możemy stworzyć sobie “projekt matura”, do której się przygotowujemy, planujemy zdawać określone przedmioty, następnie się uczymy i zdajemy egzaminy, aby na końcu złożyć dokumenty na studia. Potem ten projekt zamykamy i możemy wyciągnąć z niego wnioski, np. gdybyśmy zaczęli wcześniej się uczyć, to lepiej by nam poszło, ale mamy już spostrzeżenie na przyszłość, żeby na studiach przed sesją uczyć się wcześniej. Możemy też zaplanować sobie “projekt studia”. W pracy dostajemy różne zadania, które też można potraktować jak projekt. Własna firma to “projekt firma”. Zastosowań jest więc wiele.
Przemysław Krawczyk – absolwent Geologii Stosowanej na Uniwersytecie Warszawskim. Założyciel start-upu GeoLearning, zajmującego się organizacją warsztatów edukacyjnych i wycieczek szkolnych w Europejskim Centrum Edukacji Geologicznej w Chęcinach.
Project Manager w Inkubatorze Uniwersytetu Warszawskiego.
Pracował też przy wysokobudżetowych projektach w PGNiG SA i był ambasadorem programu edukacyjnego “GeoTalent” stworzonego przez tą spółkę.
Rozmowę przeprowadziła Magdalena Oskiera.