Koordynator wolontariatu to kluczowa osoba odpowiedzialna za organizację, wsparcie i nadzór nad działaniami wolontariuszy w organizacji. Jego rola nie ogranicza się wyłącznie do kwestii formalnych – to także łącznik między wolontariuszami a organizacją, osoba dbająca o dobrą komunikację, jasne zasady współpracy i motywację zespołu. W pracy koordynatora coraz większą rolę odgrywają narzędzia cyfrowe, w tym System Obsługi Wolontariatu (SOW), udostępniony przez Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego.
Koordynator wolontariatu odpowiada za cały proces współpracy z wolontariuszami – od momentu przygotowania oferty, przez rekrutację, aż po podsumowanie i dokumentowanie działań. Jego zadaniem jest stworzenie bezpiecznych i przejrzystych warunków do zaangażowania społecznego oraz zapewnienie, że działania wolontariuszy są zgodne z celami organizacji. Koordynator dba również o to, aby wolontariusze wiedzieli, jakie mają zadania, prawa i obowiązki, a ich praca była doceniana.
W Systemie Obsługi Wolontariatu koordynator pełni centralną rolę administracyjną. To on publikuje oferty wolontariatu, odpowiada na zgłoszenia i podejmuje decyzję o ich akceptacji. Dzięki SOW proces ten jest uporządkowany i transparentny, a każda współpraca ma swoje formalne odzwierciedlenie w systemie. Koordynator ma stały dostęp do profili wolontariuszy oraz informacji o ich dostępności i zakresie zaangażowania.
Jednym z najważniejszych zadań koordynatora w SOW jest monitorowanie i weryfikacja raportowanych godzin wolontariackich. System umożliwia bieżący podgląd aktywności wolontariuszy, co pozwala na rzetelną ewidencję pracy oraz sprawne rozliczenia projektowe. Koordynator czuwa nad poprawnością wpisów i dba o to, aby dokumentacja była kompletna i zgodna z wymaganiami formalnymi, szczególnie w projektach finansowanych ze środków publicznych.
Rola koordynatora wolontariatu to także wsparcie i komunikacja. Dzięki SOW wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu, co ułatwia kontakt z wolontariuszami i szybkie reagowanie na pojawiające się potrzeby. System porządkuje współpracę, ale to koordynator nadaje jej ludzki wymiar, budując relacje oparte na zaufaniu i odpowiedzialności. Właściwie prowadzona koordynacja sprawia, że wolontariat staje się nie tylko skuteczny, ale także satysfakcjonujący dla wszystkich zaangażowanych stron.
